例如上例中,那是自动生成的编号与文本之间的距离,调整这个距离的操作步骤:
1、选中需要调整的文本;
2、单击开始选项卡右下角如图所示的按钮;
3、弹出段落对话框,把悬挂缩进后面的输入框的数值调小即可,如图所示。
设置后的效果如图所示。
---- WPS 2000提供了强大的目录编辑功能,它可按照一定的标准自动在文档中提取目录,并可自动对目录的页号进行更新,其效果与书籍、杂志中的目录基本一致,可以满足广大用户对文档目录进行编排的任何要求。
---- WPS 2000的提取目录功能具有根据系统已有的样式提取和根据文字及段落的属性提取等2种不同方式,其操作及效果都有较大的不同。为方便大家使用,现就这2种方法分别向广大用户做一个简要介绍。
一、根据文档样式提取目录 ---- WPS 2000的样式功能定义了“文章总标题”、“文章附标题”、“目录标题”、“章标题”、“节标题”及“小节标题”等众多标题类型的样式,因此我们只要事先将文档中需要设置为目录的内容都定义为相应的样式(如将文章的总标题定义为“文章总标题”样式,将文章中的章节标题定义为“章标题”或“节标题”样式等),这样WPS 2000就能方便地将它们一一提取出来,汇总成文档的目录,并自动设置合适的目录层次,效果非常好。具体来说,当用户事先已经设置了相应的文档及目录样式之后,则我们在WPS 2000中提取目录的步骤为: ---- 1.选择“插入”*“目录”,打开“插入目录”对话框(如图1所示)。
---- 2.在“操作方式”列表框中选择 “1. 根据样式提取目录”选项。 ---- 3.在“目录级数”一栏中选择从文档中提取目录的级别(注意,太细可能会使目录显得过于繁琐,而太粗则可能无法发挥目录的作用,因此广大用户应根据实际需要加以设置)。
---- 4.在“插入位置”列表框中选择是将提取的目录插入到当前光标所在处还是插入到文章的开头部分。 ---- 5.用户若需要将目录存放在单独的页面上,则可选中“自动插入分页符”复选框。
---- 6.根据需要选择是否为目录添加相应正文的页号(一般应选中“包含页号”复选框,否则目录将不能提取相应的页号)。 ---- 7.在“目录样式”列表框中选择是在页号前包含前导省略号的“样式1”还是在页号前不包含前导省略号的“样式2”。
---- 8.单击“确定”按钮,WPS 2000就会按照用户的设置,自动将文档中具有目录样式的文本一一提取出来,然后汇集成目录插入到文档中,并在窗口左边显示一个如图2所示的“目录、书签”工具栏,我们就可以借助它了解文档的大体结构,效果非常好。 二、根据文字及段落属性提取目录 ---- 如果用户没有事先在文档中设置相应的样式(如所有文本都使用了缺省的“正文”样式等),这时就不能利用样式来提取目录了。
为此,WPS 2000提供了按照文字及段落的属性提取目录的功能,也就是只要我们为需要设置为目录的文本设置了不同的文本属性(如定义了不同的字体、字号、修饰、段落格式、行间距、段间距等),WPS 2000就能将文档中所有具有这些样式的文本全部找出来,并将它们定义为目录。按照文字及段落的属性提取目录的步骤为: ---- 1.重复执行前述按照样式提取目录的所有步骤,除在“操作方式”列表框中选择“2. 根据属性提取目录”选项之外,我们对其他项目的选择应完全一样。
---- 2.单击“确定”按钮后,系统将弹出“根据属性提取目录”对话框(如图3所示),要求用户在文档中选择“文章标题”。 ---- 3.用户若不需要在目录中设置“文章标题”,则可直接单击“根据属性提取目录”对话框中的“下一步”按钮,跳至第5步,否则应使用鼠标单击文档中的“文章标题”项目,将光标置于该段文字中。
注意,本段文字在文字属性上至少应有一项与其他段落文字不同的属性(如字体不同、修饰不同或段落格式不同等)。 ---- 4.单击“根据属性提取目录”对话框中的“提取”按钮,系统就会将文档中所有与该段文字属性完全相同的文本全部提炼出来,并将其作为文档目录中的“文章标题”。
---- 5.此时“根据属性提取目录”对话框将会显示要求用户在文档中根据文字属性选择提取目录的“第一级标题”,我们可依照第3步和第4步,为文档目录提取“第一级标题”、“第二级标题”及“第三级标题”等。 ---- 6.单击“确定”按钮,WPS 2000即会将文档中所有与用户选择文档具有相同属性的文本全部提取出来,并按照用户指定的顺序设置为目录。
---- 至此,我们在WPS 2000中提取目录的步骤即告完成,在文档的开头(或指定位置)就会出现一份美观、大方的目录,从而满足广大用户的需要。另外,我们在使用WPS 2000的目录提取功能时还应注意以下几点。
---- 1.尽管WPS 2000提供了2种不同的目录提取方式,但根据文字及段落属性提取目录的操作步骤要明显麻烦一些,况且效果也不太理想(假如用户未在需要提取为目录的文本及其他文本之间设置适当的区别,那么WPS 2000也就无能为力了),因此我们在日常操作过程中应充分利用WPS 2000的样式功能,随时替换那些可能需要设置为目录的文本定义相应的样式,以便为今后目录的提取以及文档样式的其他管理功能提供方便。 ---- 2.目录提取出来之后,若用户对正文进行了修改,以至于目录中的页号与实际页号不再对应时,我们可使用鼠标右击该目录,然后从弹出快捷菜单的“目录”子菜单中选择执行“更新页号”命令,系统就会自动对目录中的页号进行更新。
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