1、首先在WPS表格中按照下图的样式列出表格内容,可以分月输入销售的月份。
2、然后在库存余额的单元格内输入计算公式:=B2-C2-D2-E2,根据月销售可以增加减去的单元格。
3、输入公式后将公式整体向下复制到整个库存余额的单元格中。
4、然后在每月的销售数据中输入销售的数据,即可自动在库存余额的单元格内进行冲减余额了。
操作步骤:
1、首先,新建一个工作表,命名为“1月”,并按照下面的图片设置表头信息。
注意:一个进销存表至少要包括:物料编号、名称、数量、单价和总金额等信息,即使是最简单的进销存表也至少要包含上述要素。
2、新建一张表格,命名为“数据表”,用来存储【物料编号】和【名称】。
注意:一个【物料编号】只能和一个【名称】相对应。
3、下一步,将【物料编号】和【名称】定义成名称,方便进销存总表的数据录入。
步骤:选中【数据表】的A1:B11区域,点击【公式】-【定义的名称】-【根据所选内容创建】。
4、在弹出的界面中,选择【首行】,并点击【确定】按钮。
注意:运行的结果是将A2:A11的区域定义为“物料编号”这样一个名称,B2:B11的区域定义为“名称”。Ctrl+F3可以查看定义的名称。
5、回到“1月”的表中,选中B列空白区域,点击【数据】-【数据有效性】- 选择下拉菜单中的【数据有效性】按钮。
6、在弹出的界面中,按照下图在【允许】的下拉菜单选择“序列”,勾选【提供下拉箭头】,来源处输入:=物料编号。设置完成后点击【确定】按钮。
7、操作完成后,点击B列的空白单元格提供的下拉菜单,就可以快速录入物料编号了。
8、选中C4单元格,双击并输入:=IF(B4="","",VLOOKUP(B4,数据表!$A$1:$B$11,2,)),这样就自动填充了B4单元格对应的名称。然后将C4单元格的公式下拉填充。
注意:这里公式中加了个IF函数,为的是当B列单元格为空时,C列单元格也显示空。
9、选中A4单元格,双击并输入:=IF(B4<>"",MAX(A$3:A3)+1,""),自动生成序号,并填充。
注意:此处IF函数的意义和C列的一样。
10、完成上述步骤后,只需要在B列选择物料编号,A列的序号和C列的名称都会自动生成。
11、在【上月结存】栏目下输入上月结存的数量和单价,在金额处输入公式:=D4*E4。多个品种可以并列输入。
12、在【本月入库】栏目下输入本月入库的数量和单价,在金额处输入公式:=G4*H4。
13、在【本月出库】栏目下输入本月出库的数量和单价,在金额处输入公式:=J4*K4。
14、在【本月结存】栏目【数量】处输入公式:=D4+G4-J4,【金额】处输入公式:=F4+I4-L4,【单价】处输入公式:=IFERROR(O4/M4,"")。
注意:单价之所以用倒除的方式,主要是因为期初、入库和出库的单价可能不一致。
15、日常录入时,当天有出入库可以录入在同一行,也可以一行只录入出库,一行只录入入库。如果强调日期的话,可以将【序号】列改成日期输入或者加入一栏日期。
16、最后一步:月末统计结存数量、金额和平均单价。
首先,选中数据区域,选择【插入】-【数据透视表】,如下图设置内容后,点击【确定】按钮。
17、将最后一列的【数量】和【金额】拖到【数值求和】框内,将【物料编号】和【名称】放入【行标签】区域,并适当调整数据透视表格式和字段名称,结果如下:
18、插入一个【期末单价】的计算字段,用【期末金额】除以【期末数量】就得到了结存平均单价。以后增添了数据,可以更新数据透视表数据源并刷新即可。
注意:同样,数据透视表也可以统计当月入库数量、出库数量及总金额。
19、注意:
上述只是一个简单的进销存示例,若有更复杂的情况或者需要更自动化的统计、报表结果,需要采用更加复杂的公式和数据透视表结合完成。
看看我这个,
示意图如下(共4张)
在<<;产品资料>>;表G3中输入公式:=IF(B3="","",D3*F3) ,公式下拉.
在<<;总进货表>>;中F3中输入公式:=
IF(D3="","",E3*INDEX(产品资料!$B$3:$G$170,MATCH(D3,产品资料!$B$3:$B$170,0),3)) ,公式下拉.
在<<;总进货表>>;中G3中输入公式:=IF(D3="","",F3*IF($D3="","",INDEX(产品资料!$B$3:$G$170,MATCH($D3,产品资料!$B$3:$B$170,0),5))) ,公式下拉.
在<<;销售报表>>G3中输入公式:=IF(D3="","",E3*F3) ,公式下拉.
在<<;库存>>;中B3单元格中输入公式:=IF(A3="",0,N(D3)-N(C3)+N(E3)) ,公式下拉.
在<<;库存>>;中C3单元格中输入公式:=IF(ISNUMBER(MATCH($A3,销售报表!$D$3:$D$100,0)),SUMIF(销售报表!$D$3:$D$100,$A3,销售报表!$E$3:$E$100),"") ,公式下拉.
在<<;库存>>;中D3单元格中输入公式:=IF(OR(NOT(ISNUMBER(MATCH($A3,总进货单!$D$3:D$100,0))),A3=""),"",SUMIF(总进货单!$D$3:$D$100,$A3,总进货单!$F$3:$F$100)) ,公式下拉.
至此,一个小型的进销存系统就建立起来了.
当然,实际的情形远较这个复杂的多,我们完全可以在这个基础上,进一步完善和扩展,那是后话,且不说它.
示意图如下(共4张) 在<<产品资料>>表G3中输入公式:=IF(B3="","",D3*F3) ,公式下拉. 在<<总进货表>>中F3中输入公式:= IF(D3="","",E3*INDEX(产品资料!$B$3:$G$170,MATCH(D3,产品资料!$B$3:$B$170,0),3)) ,公式下拉. 在<<总进货表>>中G3中输入公式:=IF(D3="","",F3*IF($D3="","",INDEX(产品资料!$B$3:$G$170,MATCH($D3,产品资料!$B$3:$B$170,0),5))) ,公式下拉. 在<<销售报表>>G3中输入公式:=IF(D3="","",E3*F3) ,公式下拉. 在<<库存>>中B3单元格中输入公式:=IF(A3="",0,N(D3)-N(C3)+N(E3)) ,公式下拉. 在<<库存>>中C3单元格中输入公式:=IF(ISNUMBER(MATCH($A3,销售报表!$D$3:$D$100,0)),SUMIF(销售报表!$D$3:$D$100,$A3,销售报表!$E$3:$E$100),"") ,公式下拉. 在<<库存>>中D3单元格中输入公式:=IF(OR(NOT(ISNUMBER(MATCH($A3,总进货单!$D$3:D$100,0))),A3=""),"",SUMIF(总进货单!$D$3:$D$100,$A3,总进货单!$F$3:$F$100)) ,公式下拉. 至此,一个小型的进销存系统就建立起来了. 当然,实际的情形远较这个复杂的多,我们完全可以在这个基础上,进一步完善和扩展,那是后话,且不说它. 这是最简单的.如您需要做大型复杂的进销存系统,我也可以做.感兴趣的话,咱们可以进一步探讨. 。
(一)新建工作簿 1.单击"开始"菜单,在弹出的开始菜单项中单击"新建office文档",出现"新建office文档"对话框窗口。
2."新建office文档"对话框窗口中的"常用"活页夹中,双击"空工作簿",出现名为"Book1"的空工作簿。 3.将"Book1"保存为"进销存自动统计系统.xls"。
(二)定义工作表名称及数据 1.双击"Sheet1"工作表标签,输入"进货"后按【Enter】键。 2.双击"Sheet2"工作表标签,输入"销售"后按【Enter】键。
3.双击"Sheet3"工作表标签,输入"进销存自动统计"后按【Enter】键。 4.选择"进货"工作表,输入标题(进货日期、商品名称、进货数量)和相应各项数据。
限于篇幅,以及仅为说明问题起见,这里只列举甲、乙、丙三种商品(表1图)。 5.选择"销售"工作表,输入标题(销售日期、销售去向、商品名称、销售数量)和相应各项数据(表2图)。
6.选择"进销存自动统计"工作表,在第一行中分别输入标题内容:商品名称、当前总进货量、当前总销售量、当前库存量(表3图)。 (三)定义公式 1.在"进销存自动统计"工作表中选择B2单元格,输入"=SUMIF(进货!B:B,"甲",进货!C:C)",按【Enter】键。
2.向下拖动B2单元格右下方的黑点至B4单元格,进行公式复制的操作。 3.选择B3单元格,按F2键,修改公式中的"甲"为"乙",同样,修改B4单元格公式中的"甲"为"丙"。
如果有更多的商品,依此类推,直至修改完毕为止。注意,从公式定义可以看出,此例中的单元格相加求和的条件依据是商品名称:甲、乙、丙。
4.选定B2至B4单元格,向右拖动B4单元格右下方的黑点至C列,进行公式的复制操作。 5.选择C2单元格,按F2键,将公式中的"进货"修改为"销售",同样,再分别修改C3、C4单元格公式中的"进货"为"销售"。
如果有更多的单元格需要定义公式,依此类推,直至修改完毕为止。 6.选定D2单元格,输入"=B2-C2",按【Enter】键。
7.向下拖动D2单元格右下方的黑点至D4单元格(如果有更多的,一直向下拖动到最后一个单元格即可),完成公式的复制工作。 (四)库存报警(字符突出显示)设置 1.单击D列的列标,然后选择"格式"菜单中的"条件格式"命令。
2.在打开的"条件格式"对话框中,在"条件1"区域中进行最高库存量报警的突出显示设置: 首先,从左到右,分别选定"单元格数值"(Excel97中是"单元格数值为")、"大于或等于",并输入一个合适的最高库存量报警线数字。 然后,单击"格式"按钮,在打开的对话框中设置颜色为"红色",字形为"加粗"。
最后按"确定"按钮,完成库存一旦超高即报警的突出显示设置。 3.在"条件格式"对话框中,单击"添加"按钮,随即便会增加一个"条件2"区域。
在"条件2"区域中进行最低库存量报警的突出显示设置: 首先,从左到右,分别选定"单元格数值"、"小于或等于",并输入一个合适的最低库存量报警线数字(比如,输入1,表示当库存只剩一件或没有时,突出警示)。 然后单击"格式"按钮,再在打开的对话框中设置颜色为"蓝色",字形为"加粗"。
最后按"确定"按钮,即完成库存超低的报警突出显示设置。 (五)日常应用 1.平时,每次只要在"进货"工作表和"销售"工作表中输入实际发生的进货或销售数据,"进销存自动统计"表中便会自动得到当前的总进货量、当前的总销售量以及当前库存量。
同时,当库存量超过或低于报警线数字时,就会以红色或蓝色并加粗字符来突出显示。 2.购入"进货"工作表中没有的新货时,需要按照上面所述方法在"进货"工作表和"进销存自动统计"工作表中增设相应的商品名称及其取数公式,公式设置还是按照前面所描述的方法,采取复制加修改的方法最快捷。
结束语 本文提供和介绍了利用Excel实现有关进销存业务自动统计的一种基本思路和基本做法,其中重点是公式和条件格式的运用。至于商品进销存业务中的"商品编号"、"业务摘要" 、"单价"、"金额"以及"备注"等,可根据各自需要在工作表中进行相应设置;也可以对举例中的数据项标题名称进行更改;还可以对公式中单元格相加求和的条件依据进行更改,比如,"商品名称"变为"商品编号"。